An was denken viele Menschen zuerst bei Digitalisierung?
An Technik.
Doch Digitalisierung ist mehr als das und muss mehrdimensionaler betrachtet werden. Neben der Einführung neuer IT-Tools geht es vielmehr um die Optimierung von Abläufen und Prozessen sowie um eine tiefgreifende Transformation der Arbeitsweise innerhalb von Organisationen und Behörden.
Kernaspekte der Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen:
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- Ende-zu-Ende Digitalisierung von Verwaltungsprozessen (nicht nur die Betrachtung der Antragsstrecke)
- Digitale Kommunikation
- Datenmanagement & IT-Infrastruktur
- Qualifizierung & Change-Management
- Datenschutz & Datensouveränität
Das Ziel dieser Bemühungen ist ganz klar: Öffentliche Verwaltungen müssen effizienter und zukunftssicherer agieren können.
Digitalisierung reduziert Bürokratie. Digitalisierung beschleunigt Abläufe. Digitalisierung spart Kosten und Digitalisierung ermöglicht eine moderne, serviceorientierte Verwaltung,
So wird die Verwaltung den Anforderungen einer zunehmend digitalen Gesellschaft gerecht.
Der digital-kulturelle Transformations-Zyklus
Wie geht Digitalisierung?
Die Digitalisierung ist ein mehrstufiger Prozess, der technische, organisatorische und kulturelle Veränderungen erfordert. Bevor Unternehmen oder Verwaltungen digitale Lösungen einführen, müssen sie den aktuellen Digitalisierungsgrad bewerten. Hier helfen erfahrene Berater wie pdp-systems, um mit Expertise und Blick von außen eine realistische Einschätzung vornehmen zu können.
Für die strategische Neuausrichtung von Prozessen, Strukturen und Arbeitsweisen gehen wir wie folgt vor::
1
Menschen
Menschen bilden den Kern und das Wesen einer jeden Organisation. Holt man sie nicht ab, gewinnt man sie nicht für die Veränderung und kann sie nicht begeistern, wird jede nachhaltige Transformation scheitern
2
Organisation
Die Aufbau-Organisation eines Unternehmens oder einer Verwaltung spielt bei der Betrachtung von Transformations-prozessen eine wichtige Rolle, da sie neben den Prozessen in aller Regel besonders stark von Veränderungen betroffen ist.
3
Prozesse
Die Änderung von Prozessen, also die Änderung der Ablauforganisation, wird oft nur als Randerscheinung von Änderungen in der Systemlandschaft betrachtet, womit man aber der Bedeutung oft nicht gerecht wird. Die genaue Betrachtung von Arbeitsprozessen ist aber essenziell für den Erfolg von Transformationen.
4
Systeme und Tools
Auch wenn es bei digitalen Transformationen in aller Regel gerade um die Einführung von Tools geht, wird den Wechselwirkungen zu den anderen Bausteinen dieses Zyklus oft nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt. Dadurch scheitern die Einführung neuer Systeme aber recht häufig.
5
Governance
Sie beschreibt die Prozesse, Strategien und Tools, mit denen Unternehmen den effektiven Einsatz ihrer IT gewährleisten, um Ziele zu erreichen und Risiken zu minimieren. Bei Transformationen wird genau diese Governance oft nicht oder nicht ausreichend neu bewertet, obwohl sich dadurch ganz wesentliche Auswirkungen ergeben können.
6
Werte & Prinzipien
Obwohl es eigentlich auf der Hand liegen sollte, muss jede Änderung in diesem Zyklus immer vor dem Hintergrund der Werte einer Organisation neu bewertet werden.
Was bringt Digitalisierung?
Die Digitalisierung bringt zahlreiche Vorteile - sowohl für die Mitarbeitenden als auch für Bürger und Unternehmen. Sie verbessert Effizienz, Servicequalität und Transparenz, reduziert Kosten und erleichtert den Zugang zu Verwaltungsleistungen:
Effizientere Verwaltungsprozesse
- Schnellere Bearbeitung von Anträgen durch digitale Workflows und Automatisierung
- Weniger Papierkram & Medienbrüche, da Dokumente digital verfügbar sind
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Behörden durch vernetzte Systeme
Beispiel: Eine digitale Aktenführung ermöglicht es, dass verschiedene Ämter direkt auf relevante Informationen zugreifen, ohne Akten per Post oder Boten zu versenden.
Bürgerfreundlicher & moderner Service
- Bürger können Anträge online einreichen - unabhängig von Öffnungszeiten
- Weniger Behördengänge, da viele Anliegen digital erledigt werden können
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da Bearbeitungsstände online einsehbar sind
Beispiel: Eine Bürgerin kann ihren Wohnsitz online ummelden, ohne persönlich ins Bürgerbüro zu gehen.
Kosteneinsparungen & Ressourcenschonung
- Weniger Papier, Porto & Druckkosten, da Akten und Formulare digital verwaltet werden
- Geringerer Personalaufwand für Routineaufgaben, da digitale Prozesse Zeit sparen
- Einsparungen durch effizientere Verwaltungsabläufe, z. B. schnellere Genehmigungsprozesse
Beispiel: Eine Kommune kann durch das Versenden digitaler statt postalischer Bescheide Geld einsparen.
Höhere Sicherheit & Datenschutz
- Zentrale, sichere Datenverwaltung mit modernen IT-Sicherheitslösungen
- Schutz vor Cyberangriffen durch aktuelle Sicherheitsstandards
- Bessere Nachvollziehbarkeit & weniger Fehler durch einheitliche digitale Register
Beispiel: Digitale Bürgerkonten ermöglichen einen sicheren Zugriff auf persönliche Verwaltungsdokumente.
Richtig umgesetzt, schafft Digitalisierung eine so moderne Verwaltung, die transparent, leistungsfähig und kundenfreundlich ist.
pdp-systems unterstützt Sie dabei.
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